คำแนะนำในการเย็บแฟ้ม แผ่น และแฟ้มด้วยด้ายด้วยมือ

เมื่อได้ยินคำว่า "เย็บผ้า" คนส่วนใหญ่ก็จะนึกถึงสิ่งของต่างๆ เช่น กางเกง ผ้าปูที่นอน หมอน ปลอกหมอน เสื้อแจ็คเก็ต หรือแม้แต่ตุ๊กตาผ้านุ่มๆ ก็มีเพียงไม่กี่คนที่รู้ว่านอกจากจะเป็นพนักงานออฟฟิศแล้ว คุณยังสามารถเย็บผ้าเอกสารได้อีกด้วย ซึ่งบางครั้งสิ่งนี้มีความสำคัญมากกว่าการเย็บผ้าคลุมผ้านวมเสียอีก ดังที่คุณทราบดีอยู่แล้วว่าองค์กรและบริษัทเกือบทั้งหมดได้เปลี่ยนมาใช้ระบบจัดการเอกสารภายในแบบอิเล็กทรอนิกส์แล้วเมื่อต้องทำงานร่วมกับผู้รับเหมาและแม้กระทั่งเมื่อต้องยื่นแบบแสดงรายการภาษีรายได้และคำตัดสินของศาล

แม้ว่าจะมีการใช้คอมพิวเตอร์ในการประมวลผลทั่วไปแล้ว แต่เอกสารกระดาษก็ยังคงมีความสำคัญสำหรับนิติบุคคลอยู่ดี เพื่อป้องกันไม่ให้เอกสารสูญหายหรือปะปนกัน จำเป็นต้องเย็บเอกสาร แม้ว่าขั้นตอนนี้จะดูเรียบง่าย แต่ก็มีความสำคัญมาก ดังนั้นทุกคนจึงจำเป็นต้องรู้วิธีเย็บเอกสารด้วยมืออย่างถูกต้อง วิธียื่นฟ้องคดี อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมด้านล่าง

เอกสารอะไรบ้างที่เย็บเข้าในงานออฟฟิศ

เอกสารต่างๆ ต้องถูกเย็บเข้าด้วยกันเพื่อไม่ให้สูญหายหรือถูกแทนที่ และเนื่องจากมีเอกสารจำนวนมาก จึงจำเป็นต้องเย็บเอกสารเข้าด้วยกันตามความจำเป็น ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงความสับสนได้

โดยทั่วไปแล้ว เอกสารที่ต้องส่งไปยังหอจดหมายเหตุ ส่งไปรายงาน หรือเอกสารที่มีคุณค่าเป็นพิเศษต่อเจ้าของ จะถูกเย็บติดกัน

รายชื่อกระดาษที่ต้องเย็บติดโดยไม่พลาด:

• การตรวจสอบ;
• เอกสารสำคัญ;
• การบัญชี ;
• บุคลากร

วัสดุที่ต้องใช้ในการเย็บเอกสารด้วยด้าย

หากคุณเย็บเอกสารโดยใช้วิธีคลาสสิก คุณต้องมีวัสดุต่อไปนี้ติดตัวไปด้วย:

• ปก มี 3 แบบ คือ แบบปกติ - ขนาดของปกคือ 22.9 x 32.4 ซม. (ขนาดนี้เหมาะสำหรับกระดาษเอกสารขนาด A4 มาตรฐาน); แบบไม่ใช่มาตรฐาน - ปกประเภทนี้ใช้เมื่อขนาดของกระดาษแตกต่างจากมาตรฐาน; สำหรับการจัดเก็บในคลังเอกสาร - ปกประเภทนี้ผลิตขึ้นในรูปแบบต่างๆ มากมาย (ทำจากกระดาษแข็งมาก จึงทำให้สามารถจัดเก็บเอกสารได้ในระยะยาว)
• ใบรับเอกสาร เมื่อเย็บเอกสารและติดหมายเลขเรียบร้อยแล้ว จำเป็นต้องทำหนังสือรับรอง โดยทำเป็นแผ่นกระดาษแยกไว้ด้านหลังแผ่นสุดท้ายของแฟ้ม โดยต้องติดหนังสือรับรองด้วยกาวชนิดพิเศษเพื่อไม่ให้หลุดออกเมื่อเวลาผ่านไป
• กรรไกรและกาว
• เครื่องเจาะรู
• เข็มหลากหลายขนาด ด้าย สว่าน เชือก หรือด้ายเส้นเล็ก

ในกรณีทั่วไป แผ่นเอกสารจะถูกยึดด้วยด้าย นี่คือวิธีการต่อกระดาษเป็นปึกเล็กๆ สำหรับการเย็บแบบนี้ มักใช้เข็มและเครื่องเจาะรูกระดาษ หลังจากนั้นจึงติดด้ายด้วยสติกเกอร์ลายเซ็นที่ระบุว่าเอกสารได้รับการรับรองแล้ว ในการยึดกระดาษหลายแผ่น ให้ใช้เชือกเส้นหนาหรือไขควง

วิธีเย็บเอกสารอย่างถูกต้อง: คำแนะนำทีละขั้นตอน

มีตัวเลือกต่างๆ มากมายสำหรับการเย็บไฟล์และเอกสาร ความแตกต่างระหว่างทั้งสองวิธีคือแต่ละวิธีมีจำนวนรูและระยะห่างระหว่างรูต่างกัน

ในสองหลุม

วิธีที่ง่ายที่สุดคือเหมาะสำหรับเอกสารที่จะไม่ส่งไปพิจารณาในภายหลัง โดยคุณต้องทำสิ่งต่อไปนี้:

1. พิมพ์และพับแผ่นงานตามลำดับ
2. ใช้ที่เจาะรูเพื่อเจาะรูเล็กๆ
3. ร้อยด้ายผ่านรูเพื่อให้มีช่องว่างสำหรับผูกปมที่ด้านหน้า
4. ตัดแผ่นเล็กๆ จากแผ่นเย็บแล้วติดกาวไว้ด้านบนของปมโดยให้ปลายด้ายยื่นออกมาจากด้านล่าง

ในสามหลุม

ขั้นแรก ให้ทำเครื่องหมายตำแหน่งของรูที่ต้องการ โดยควรอยู่ตรงกลาง เว้นแต่จะจำเป็นอย่างอื่น ควรเว้นระยะห่างระหว่างรูเท่าๆ กันตามขอบด้านซ้ายของเอกสาร หลังจากนั้น ให้ทำดังต่อไปนี้:

1. ใช้เข็มเจาะรูตรงกลางด้านซ้ายของแผ่นกระดาษ โดยให้เข็มเข้าจากด้านหลังและออกทางด้านหน้า
2. เจาะรูที่สอง เข็มต้องเจาะจากด้านหน้าและเจาะออกด้านหลัง
3. เจาะรูที่ 3 เข็มควรเข้าจากด้านหลังและออกทางด้านหน้า
4. สอดเข็มผ่านรูแรกอีกครั้งแล้วผูกปมโดยเหลือหางไว้ประมาณ 7 ซม.
5. วางแผ่นเฟิร์มแวร์
6. สมัครสมาชิก

ในสี่หลุม

มักต้องเย็บมากกว่า 3 รู คำถามที่เกิดขึ้นคือจะเย็บกล่องด้วยด้ายใน 4 รูอย่างไร ลำดับขั้นตอนหากคุณต้องการทราบวิธีเย็บกล่องใน 4 รูมีดังนี้:

1. เจาะรูด้วยเข็ม;
2. แทงเข็มจากด้านผิดผ่านรูหมายเลข 2
3. สอดเกลียวผ่านรูแรกทางด้านขวา
4. จากนั้นเข็มจะเข้าไปในรูทั้ง 2 รูทางด้านขวา
5. จากนั้นเข็มจะเข้าไปในรูที่ 3 จากขวา
6. หลังจากนั้นการเปลี่ยนแปลงไปยังโปรโตคอลด้านซ้ายจะเกิดขึ้น
7. มาต่อกันที่หลุมที่ 3 ครับ
8. จำเป็นต้องทำการส่งออกที่ด้านหลังและยึดด้วยปม

ในห้าหลุม

วิธีการนี้ไม่ค่อยได้ใช้ โดยปกติจะต้องเจาะรู 3-4 รู แต่ถ้าเพิ่มเป็น 5 รู แสดงว่าเอกสารดังกล่าวมีความสำคัญมากและต้องมีการรายงานอย่างเคร่งครัด

อัลกอริธึมในการร้อยเข็มขึ้นอยู่กับจำนวนรู:

• 3–4;
• 4–5;
• 5-4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1–2;
• 2–3.
• ขั้นตอนสุดท้ายคือการยึดด้ายด้วยปม

คุณสมบัติของแฟลชเอกสาร: เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์

ก่อนเริ่มงานเย็บเอกสาร คุณต้องทำความคุ้นเคยกับกฎเกณฑ์และรายละเอียดทั้งหมด ตลอดจนศึกษาข้อกำหนดมาตรฐานสำหรับขั้นตอนนี้ แผ่นรับรองจะถูกติดกาวเข้ากับปมและด้าย โดยใช้กาวแท่งหรือ PVA หลังจากนั้น ให้ใส่ลายเซ็นของหัวหน้าสถาบัน วันที่เย็บ และตราประทับขององค์กรลงบนแผ่นรับรอง

มีเอกสารจำนวนมากที่จำเป็นต้องเข้าเล่ม ซึ่งรวมถึงรูปถ่าย ภาพวาด และแผนผัง เอกสารดังกล่าวใช้พื้นที่ทั้งหมดของแผ่นงาน ดังนั้นจึงควรมีการกำกับหมายเลขไว้ที่ด้านหลัง ในกรณีของแผนที่และภาพวาด จะใช้แผ่นกระดาษ A4 สองแผ่น แต่มีการกำกับหมายเลขเดียวกัน และแผ่นกระดาษที่ใช้แต่ละแผ่นจะระบุไว้ในหมายเหตุ

วิธีการนับแผ่นงาน

ก่อนที่จะเริ่มนับแผ่นงาน คุณต้องศึกษาเงื่อนไขต่างๆ ดังต่อไปนี้:

• การนับเริ่มจากหนึ่งโดยใช้ตัวเลขอาหรับ
• ถ้ามีซองจดหมายก็ต้องมีการนับหมายเลขที่ซองจดหมายก่อนแล้วจึงนับหมายเลขกระดาษอื่นๆ ที่แนบมาด้วย
• เมื่อเอกสารอื่น ๆ ที่มีตัวเลขแนบมากับเอกสารแล้ว จะต้องทำเครื่องหมายตามลำดับก่อนหลัง
• หมายเลขแผ่นงานจะต้องวางไว้ที่มุมขวาบนของแต่ละแผ่น โดยไม่ทำให้ข้อความของเอกสารเสียหาย
• ไม่จำเป็นต้องมีการกำหนดหมายเลขสำหรับสินค้าคงคลัง

• แผ่นงานรูปแบบไม่เป็นมาตรฐานจะต้องกางออกก่อน จากนั้นจึงระบุหมายเลขไว้ที่มุมขวาบนเท่านั้น
• ในกรณีของแผนที่และภาพวาด จะใช้แผ่นกระดาษ A4 จำนวน 2 แผ่น แต่มีการกำหนดหมายเลขเดียวกัน และจะระบุแผ่นกระดาษที่ใช้แต่ละแผ่นไว้ในหมายเหตุ
• เมื่อติดรูปถ่ายและใบรับรองไว้เพียงด้านเดียว จะมีการกำหนดหมายเลขแยกกัน

วิธีการรับรองเอกสารแบบเย็บเล่ม

หลังจากดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว ควรทำการจารึกรับรอง โดยควรเขียนลงในแผ่นแยกต่างหากและวางไว้บนแผ่นสุดท้ายของเอกสารที่เตรียมไว้แล้ว บันทึกควรมีจำนวนหน้าทั้งหมดที่มีการนับหมายเลขที่เย็บติดไว้ รวมทั้งอธิบายหมายเหตุเกี่ยวกับสภาพของเอกสาร รอยเปื้อนหรือกระดาษที่ฉีกขาดที่อาจเกิดขึ้น บันทึกดังกล่าวต้องลงนามและรับรองโดยหัวหน้าองค์กร โดยระบุตำแหน่งของเขาและการถอดรหัสลายเซ็น

จารึกใบรับรองควรติดกาวคุณภาพสูงเพื่อให้คงความน่าเชื่อถือแม้จะผ่านการใช้งานมาเป็นเวลานาน นอกจากนี้ ยังต้องมีตราประทับซึ่งควรครอบคลุมไม่เพียงแต่จารึกเท่านั้น แต่รวมถึงส่วนหนึ่งของแผ่นเอกสารด้วย

พระราชบัญญัติควบคุมการแฟลชเอกสาร

ในบางกรณี เช่น หากมีการเพิ่มข้อมูล ก็สามารถใช้การนับตัวอักษรได้ สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าตัวเลขจะวางไว้ที่มุมขวาบน ตามวิธีคลาสสิก แผ่นกระดาษจะถูกยึดด้วยด้ายหากเป็นกระดาษปริมาณน้อย ในวิธีนี้ จะใช้ที่เจาะรูหรือเข็ม

สติ๊กเกอร์ความน่าเชื่อถือไม่สามารถใช้กาวชนิดมีกาวในตัวและกาวซิลิเกตหรือกาวแท่งติดได้ นอกจากคำแนะนำเหล่านี้แล้ว ยังมีกฎระเบียบของอุตสาหกรรมอื่นๆ อีกจำนวนหนึ่งที่กำหนดกฎเกณฑ์สำหรับการเย็บเอกสารทางธุรกิจ

ดังนั้น เรามาพิจารณาวิธีการเย็บตะไบด้วยมือด้วยเข็มและด้ายและเย็บแผ่นกระดาษที่มีรู 4 รูขึ้นไปอย่างถูกต้อง การเรียนรู้วิธีเย็บแฟ้มและเอกสารอื่นๆ ที่มีตะเข็บซ่อนไม่ใช่เรื่องยาก